Giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền khác nhau thế nào? Khi nào bắt buộc công chứng

Giấy ủy quyền chứng thực chữ ký không dùng được cho việc bán đất. Pháp luật chứng thực loại trừ thẳng trường hợp ủy quyền liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Bạn cần hợp đồng ủy quyền có công chứng, và hai bên ở hai tỉnh vẫn làm được nhờ cơ chế công chứng nối tiếp. 1. Hai khái niệm khác nhau về bản chất Hợp đồng ủy quyền là hợp đồng có tên trong Bộ luật Dân sự: sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định (Điều 562 Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13). Là hợp đồng nên phải có chữ ký của cả hai bên. Giấy ủy quyền không được Bộ luật Dân sự định nghĩa. Thuật ngữ này chỉ xuất hiện trong pháp luật về chứng thực, như một văn bản do một bên lập và được chứng thực chữ ký. Giá trị pháp lý cũng khác nhau. Chứng thực chữ ký chỉ có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó, là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký về nội dung giấy tờ (Điều 3 khoản 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Trong khi đó văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ khi bị Tòa án tuyên vô hiệu (Điều 6 khoản 3 Luật Công chứng 46/2024/QH15). 2. Giấy ủy quyền chỉ dùng được trong phạm vi rất hẹp Điều 24 khoản 4 điểm d Nghị định 23/2015/NĐ-CP cho phép chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền khi hội đủ ba điều kiện cùng lúc: ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền, và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Thông tư 01/2020/TT-BTP Điều 14 khoản 2 liệt kê đúng bốn tình huống được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền: • Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền. • Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp. • Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa. • Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội. Khoản 3 nêu rõ: ngoài bốn trường hợp này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, người yêu cầu phải thực hiện theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch. Ủy quyền bán đất liên quan trực tiếp đến chuyển quyền sử dụng bất động sản, nên bị loại ngay từ điều kiện của Nghị định 23/2015. Đây là lý do giấy ủy quyền viết tay chứng thực chữ ký của bạn sẽ không được văn phòng công chứng và văn phòng đăng ký đất đai chấp nhận. 3. Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc công chứng không Không có điều luật nào nói riêng rằng hợp đồng ủy quyền phải công chứng. Luật Công chứng 46/2024/QH15 Điều 3 chỉ đặt nguyên tắc: giao dịch phải công chứng là giao dịch được luật quy định hoặc luật giao Chính phủ quy định phải công chứng, và Bộ Tư pháp có trách nhiệm rà soát, cập nhật, đăng tải danh sách các giao dịch phải công chứng, chứng thực trên cổng thông tin điện tử của Bộ. Luật Đất đai 31/2024 Điều 27 khoản 3 bắt buộc công chứng hoặc chứng thực với hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, nhưng không liệt kê hợp đồng ủy quyền. Luật Nhà ở 27/2023 Điều 164 khoản 2 còn nói rõ ủy quyền quản lý nhà ở không phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Tuy nhiên trên thực tế bạn vẫn phải công chứng hợp đồng ủy quyền, vì hai lý do: giấy ủy quyền chứng thực chữ ký bị loại trừ như mục 2, và bản thân hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất bắt buộc công chứng nên công chứng viên phải có cơ sở chắc chắn về tư cách đại diện của người ký thay. 4. Hai bên ở hai tỉnh: công chứng nối tiếp (Điều 57 Luật Công chứng 46/2024) Đây là giải pháp cho đúng tình huống của bạn. Khi bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng: • Bên ủy quyền yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mình chọn chứng nhận việc đề nghị ủy quyền trong hợp đồng ủy quyền. • Bên được ủy quyền yêu cầu công chứng viên của tổ chức mình chọn chứng nhận tiếp vào bản gốc của hợp đồng ủy quyền đó để xác nhận việc chấp nhận ủy quyền, hoàn thành việc công chứng. • Một bản gốc của văn bản công chứng được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng nơi bên ủy quyền đã công chứng để lưu hồ sơ. Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm công chứng viên bên thứ hai ký và đóng dấu. Bạn công chứng ở nơi bạn làm việc, em trai bạn công chứng tiếp ở quê, và bản gốc được chuyển giữa hai nơi. 5. Thời hạn ủy quyền (Điều 563; Điều 140 khoản 2) Thời hạn do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Không có thỏa thuận và pháp luật không quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 1 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Song song, thời hạn đại diện không gắn với giao dịch cụ thể cũng là 1 năm kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện. Nếu quyền đại diện được xác định theo một giao dịch cụ thể thì tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch đó. Hãy ghi rõ thời hạn trong hợp đồng, đừng để trống rồi phụ thuộc vào mặc định 1 năm. 6. Phạm vi ủy quyền và những giới hạn (Điều 141) Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch trong phạm vi đại diện theo nội dung ủy quyền, và phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình. Một giới hạn quan trọng tại khoản 3: người đại diện không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch với chính mình, hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Nghĩa là em trai bạn không thể vừa đại diện bạn bán đất vừa là người mua. Ủy quyền lại chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của bạn hoặc do sự kiện bất khả kháng; không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu; và hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu (Điều 564). Ủy quyền gốc đã công chứng thì ủy quyền lại cũng phải công chứng. 7. Hủy ủy quyền giữa chừng (Điều 569) • Ủy quyền có thù lao: bạn được đơn phương chấm dứt bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao tương ứng với công việc đã thực hiện và bồi thường thiệt hại. • Ủy quyền không có thù lao: bạn được chấm dứt bất cứ lúc nào nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý. Điểm rất hay bị bỏ sót: bạn phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc chấm dứt. Nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ khi người thứ ba biết hoặc phải biết việc hợp đồng ủy quyền đã chấm dứt. Vì vậy khi hủy ủy quyền bán đất, hãy gửi thông báo đến văn phòng công chứng, văn phòng đăng ký đất đai và bên mua tiềm năng. Bên được ủy quyền cũng có quyền đơn phương chấm dứt: không có thù lao thì báo trước một thời gian hợp lý; có thù lao thì được chấm dứt bất cứ lúc nào nhưng phải bồi thường thiệt hại nếu có. 8. Ủy quyền chấm dứt khi nào (Điều 140 khoản 3; Điều 422) Bảy căn cứ: theo thỏa thuận; hết thời hạn ủy quyền; công việc được ủy quyền đã hoàn thành; một bên đơn phương chấm dứt; người được đại diện hoặc người đại diện là cá nhân chết, là pháp nhân chấm dứt tồn tại; người đại diện không còn đủ điều kiện theo Điều 134 khoản 3; hoặc căn cứ khác làm việc đại diện không thể thực hiện được. Lưu ý thực tế: ủy quyền chấm dứt ngay khi người ủy quyền chết. Hợp đồng do người được ủy quyền ký sau thời điểm đó không còn cơ sở, và tài sản khi ấy thuộc về di sản thừa kế. 9. Rủi ro khi vượt quá phạm vi ủy quyền (Điều 142, 143) Giao dịch do người không có quyền đại diện, hoặc vượt quá phạm vi đại diện, không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ với người được đại diện, trừ ba trường hợp: người được đại diện đã công nhận giao dịch; biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc có lỗi dẫn đến việc đối tác không biết, không thể biết. Người ký vượt quyền phải tự thực hiện nghĩa vụ với đối tác, và bên giao dịch có quyền đơn phương chấm dứt, hủy bỏ giao dịch và yêu cầu bồi thường thiệt hại. 10. Việc bạn nên làm • Soạn hợp đồng ủy quyền ghi rõ: thửa đất cụ thể, phạm vi (ký hợp đồng chuyển nhượng, nhận tiền hay không nhận tiền, nộp thuế, ký hồ sơ đăng ký biến động), thời hạn, có thù lao hay không, và có được ủy quyền lại hay không. • Cân nhắc kỹ việc cho phép người được ủy quyền nhận tiền bán đất. Nếu muốn an toàn, ghi rõ tiền chuyển thẳng vào tài khoản của bạn. • Công chứng theo cơ chế nối tiếp tại hai tỉnh theo Điều 57 Luật Công chứng. • Giữ một bản gốc hợp đồng ủy quyền đã công chứng. • Khi không còn nhu cầu, làm thủ tục chấm dứt tại tổ chức hành nghề công chứng và gửi thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan.Nguồn: Điều 134, 135, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 422, 562, 563, 564, 565, 566, 567, 568, 569, Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13; Điều 3, 6, 46, 57, 75, Luật Công chứng 46/2024/QH15; Điều 3, 24, 25, Nghị định 23/2015/NĐ-CP; Điều 14, Thông tư 01/2020/TT-BTP; Điều 27, Luật Đất đai 31/2024/QH15; Điều 164, Luật Nhà ở 27/2023/QH15