Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: ai phải tự làm, hạn nộp khi nào và cách lấy lại tiền thuế nộp thừa

Thu nhập vãng lai bình quân 8 triệu một tháng nằm dưới ngưỡng 15 triệu và đã bị khấu trừ 10%, nên bạn không phải quyết toán phần này và được ủy quyền cho công ty quyết toán thay. Nhưng nếu bạn muốn được giảm trừ chi phí y tế, giáo dục hoặc từ thiện thì phải tự quyết toán. Lưu ý về văn bản: từ 01/07/2026 áp dụng Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 và Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, thay Luật 04/2007 và Luật 38/2019. Nghị định hướng dẫn là 253/2026/NĐ-CP và 252/2026/NĐ-CP, thay Nghị định 65/2013 và 126/2020. 1. Biểu thuế và mức giảm trừ hiện hành Biểu thuế lũy tiến từng phần rút từ 7 bậc xuống 5 bậc (Điều 9 Luật 109/2025): • Đến 10 triệu đồng/tháng: 5%. • Trên 10 đến 30 triệu: 10%. • Trên 30 đến 60 triệu: 20%. • Trên 60 đến 100 triệu: 30%. • Trên 100 triệu: 35%. Giảm trừ gia cảnh (Điều 10 khoản 1): 15,5 triệu đồng/tháng, tức 186 triệu đồng/năm cho bản thân người nộp thuế; 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. 2. Các khoản được trừ trước khi tính thuế Theo Điều 8 khoản 2: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp với ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ trong mức Chính phủ quy định, cùng các khoản giảm trừ tại Điều 10 và Điều 11. Điều 11 quy định các khoản giảm trừ khác: • Đóng góp từ thiện, nhân đạo: vào tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, người khuyết tật, người già không nơi nương tựa; vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học; vào các tổ chức có chức năng huy động tài trợ. • Khoản chi cho y tế, giáo dục đào tạo của người nộp thuế và người phụ thuộc, theo mức Chính phủ quy định. Đây là khoản giảm trừ hoàn toàn mới. Mức trần theo Điều 49 khoản 2 Nghị định 253/2026/NĐ-CP: chi khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở y tế trong nước thuộc danh mục do bảo hiểm y tế chi trả, tổng không quá 23 triệu đồng/năm; chi cho giáo dục đào tạo tại cơ sở trong nước, tổng không quá 24 triệu đồng/năm. Điều kiện: phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ; riêng y tế phải có thêm bảng kê chi phí khám chữa bệnh; hóa đơn phải thể hiện thông tin người nộp thuế hoặc người phụ thuộc; và không được chi trả từ nguồn khác. Chi phí phát sinh năm nào tính vào năm đó, không được chuyển trừ sang năm sau (Điều 49 khoản 5). 3. Ai phải quyết toán, ai không (Điều 51 Nghị định 253/2026) Nguyên tắc: tổ chức, cá nhân trả thu nhập và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm quyết toán thuế theo năm. Hai trường hợp không phải quyết toán: • Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã nộp trong kỳ mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau. • Cá nhân có thêm thu nhập ở nơi khác mà phần thu nhập này bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng và đã được khấu trừ 10% thì không phải quyết toán đối với phần thu nhập đó. Ngưỡng 15 triệu là mức mới, tăng từ 10 triệu của quy định cũ. Thu nhập dạy thêm 8 triệu một tháng của bạn nằm trong ngưỡng này. Nếu bạn chọn tự quyết toán, hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ hỗ trợ tổng hợp tất cả nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh trong năm. 4. Khi nào được ủy quyền cho công ty quyết toán thay (Điều 51 khoản 2) Được ủy quyền, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm, nếu: • Chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một tổ chức và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán, kể cả trường hợp được điều chuyển do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc giữa hai tổ chức trong cùng một hệ thống. • Hoặc chỉ có một nguồn thu nhập như trên và có thêm nguồn khác đã bị khấu trừ 10% với bình quân không quá 15 triệu đồng/tháng. Trường hợp thứ hai đúng với bạn. Văn bản ủy quyền theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN, gửi cho công ty trước khi công ty thực hiện quyết toán (Thông tư 89/2026/TT-BTC). 5. Khi nào bắt buộc phải tự quyết toán (Điều 51 khoản 3) Không được ủy quyền nếu trong kỳ tính thuế bạn có đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo; hoặc có phát sinh các khoản giảm trừ tại Điều 49 (y tế, giáo dục, từ thiện) mà bạn muốn được trừ vào thu nhập trước khi tính thuế. Đây là thay đổi lớn về thực hành. Muốn hưởng khoản giảm trừ mới cho chi phí y tế và học phí, bạn phải tự quyết toán, không thể phó mặc cho phòng nhân sự. 6. Hạn nộp hồ sơ quyết toán (Điều 10 khoản 5 Nghị định 252/2026) • Tổ chức trả thu nhập: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán thuế, tức 31/3. • Cá nhân trực tiếp quyết toán: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức 30/4. • Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, cổ phần hóa: chậm nhất ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định. • Người nước ngoài là cá nhân cư trú kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam: trước khi xuất cảnh, nhưng không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng. Kỳ tính thuế là năm dương lịch. Gia hạn do bất khả kháng với hồ sơ quyết toán không quá 60 ngày (Điều 12 khoản 4 Luật Quản lý thuế 108/2025). 7. Nộp ở đâu Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên thì cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ quyết toán là cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất trong năm. Có nhiều nơi trả thu nhập lớn nhất bằng nhau thì cá nhân tự lựa chọn (Thông tư 89/2026/TT-BTC). 8. Hoàn thuế nộp thừa Cá nhân được hoàn thuế khi số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp, hoặc đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp (Điều 68 Nghị định 253/2026; Điều 18 Luật Quản lý thuế 108/2025). Số nộp thừa được bù trừ với số thuế phải nộp hoặc được hoàn trả khi người nộp thuế không còn tiền thuế nợ. Việc bù trừ do hệ thống thông tin quản lý thuế thực hiện tự động hoặc theo đề nghị của người nộp thuế (Điều 15 khoản 2). Cơ quan thuế triển khai hoàn thuế tự động trên cơ sở dữ liệu và tiêu chí quản lý rủi ro (Điều 18 khoản 4). Hai ngưỡng nhỏ nhưng hay gặp: • Nộp thừa từ 50.000 đồng trở xuống sau quyết toán thì không hoàn, mà bù trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo (Điều 29 khoản 4 Nghị định 252/2026). • Phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống sau quyết toán thì được miễn thuế (Điều 32 Nghị định 252/2026). Mất quyền đòi lại nếu số nộp thừa quá thời hạn 10 năm kể từ ngày nộp tiền vào ngân sách nhà nước mà không bù trừ và không đề nghị hoàn (Điều 15 khoản 4). 9. Nộp chậm bị xử lý thế nào Tiền chậm nộp: 0,03% một ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp (Điều 16 khoản 2 Luật Quản lý thuế 108/2025). Được miễn nếu thuộc trường hợp bất khả kháng. Phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, văn bản này tiếp tục có hiệu lực sau 01/07/2026 cho đến khi có văn bản thay thế: • Quá hạn 1 đến 5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ: phạt cảnh cáo. • Quá hạn 1 đến 30 ngày: 2 đến 5 triệu đồng. • Quá hạn 31 đến 60 ngày: 5 đến 8 triệu đồng. • Quá hạn 61 đến 90 ngày, hoặc quá 90 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp: 8 đến 15 triệu đồng. • Quá hạn trên 90 ngày có phát sinh số thuế phải nộp và đã nộp đủ tiền thuế, tiền chậm nộp trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra: 15 đến 25 triệu đồng. Các mức trên là mức áp dụng với tổ chức; cá nhân chịu một nửa. Kèm theo là buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế. Một quy định rất có lợi mà nhiều người không biết: cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân mà nộp chậm hồ sơ quyết toán nhưng có phát sinh số tiền thuế được hoàn thì không bị xử phạt vi phạm hành chính (Điều 44 khoản 2 Luật Quản lý thuế 108/2025). Nghĩa là nếu bạn thuộc diện được hoàn thuế, nộp muộn không bị phạt. Ngược lại, nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày kể từ hạn mà dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp thì bị coi là hành vi trốn thuế (Điều 45 khoản 4 Luật Quản lý thuế 108/2025), mức xử lý nặng hơn nhiều. 10. Việc bạn nên làm • Xác định bạn muốn hưởng khoản giảm trừ y tế, giáo dục hay không. Nếu có, tự quyết toán và tập hợp hóa đơn trong năm. • Nếu không, gửi mẫu 08/UQ-QTT-TNCN cho công ty trước khi công ty quyết toán, hạn 31/3. • Tự quyết toán thì hạn 30/4, nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi trả thu nhập lớn nhất, kèm chứng từ khấu trừ thuế của nơi dạy thêm. • Đăng ký người phụ thuộc kịp thời, vì giảm trừ 6,2 triệu đồng mỗi người mỗi tháng là khoản lớn nhất bạn có thể bỏ sót. • Kiểm tra số thuế nộp thừa trên ứng dụng thuế điện tử; hệ thống có thể tự bù trừ hoặc hoàn tự động.Nguồn: Điều 3, 6, 8, 9, 10, 11, 29, Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15; Điều 49, 51, 66, 68, 69, Nghị định 253/2026/NĐ-CP; Điều 12, 15, 16, 18, 44, 45, 52, Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15; Điều 9, 10, 29, 32, 74, Nghị định 252/2026/NĐ-CP; Điều 22, Thông tư 89/2026/TT-BTC; Điều 7, 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP