Về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận 4.

CHỈ THỊ Về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận 4. Thời gian qua công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quận 4 đã đạt được một số kết quả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của cơ quan, đơn vị, địa phương; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước. Tuy nhiên, công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức. Một số văn bản phát hành chưa đảm bảo đúng thẩm quyền và thể thức trình bày; việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; việc lập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; việc quản lý và sử dụng con dấu… chưa đảm bảo theo đúng quy định về công tác văn thư. Tình trạng tài liệu lưu trữ phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ hư hỏng nặng và chưa được tổ chức tiêu hủy theo đúng quy định còn phổ biến tại các đơn vị; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Nguyên nhân chủ yếu là do Thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị đã xem nhẹ và buông lỏng công tác quản lý, hoạt động văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu là kiêm nhiệm, thiếu về số lượng, chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, một số chưa an tâm công tác; nhiều hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông tin báo cáo không thực hiện đúng quy định và chậm được thực hiện. Để thực hiện tốt Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố và để công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, từng bước hiện đại hóa, hoạt động ổn định và đi vào nề nếp. Ủy ban nhân dân quận 4 yêu cầu: 1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, trung tâm, trường học, Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Dịch vụ Công ích quận 4 và Chủ tịch Ủy ban nhân dân 15 phường: a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các quy định pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản, trực tiếp làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực hiện đúng quy định của Nhà nước;