Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

CHỈ THỊVề việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hiện nay, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố đang quản lý một khối lượng hồ sơ, tài liệu rất lớn, trong đó có nhiều cơ quan, đơn vị hồ sơ lưu đã quá tải. Mặc dù thời gian qua, hoạt động lưu trữ đã từng bước được củng cố, tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác sử dụng của các cơ quan, đơn vị và của xã hội. Tuy nhiên, qua kiểm tra thực tế tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm, một số cơ quan, đơn vị và cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ. Việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu vào kho lưu trữ chưa nghiêm; xây dựng, bố trí kho lưu trữ không bảo đảm an toàn rất dễ xảy ra nguy cơ cháy nổ; tiêu hủy hồ sơ tài liệu không đúng quy định gây ảnh hưởng rất lớn đến việc tra tìm phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu tại cơ quan, đơn vị. Để khắc phục tồn tại nêu trên và đưa công tác lưu trữ trên địa bàn thành phố vào nề nếp, đúng pháp luật; Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu Thủ trưởng các sở ban ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận huyện tập trung chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung sau đây : 1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành: a. Bố trí diện tích thích hợp để bảo quản tài liệu hiện hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Tăng cường công tác phòng, chống cháy nổ tại kho lưu trữ của đơn vị. b. Lập đề án giải quyết tình trạng tài liệu còn tồn đọng trong kho lưu trữ tại các sở, ban, ngành chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ, trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt và tổ chức thực hiện, đảm bảo đến năm 2010 không còn tồn đọng. c. Bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của đơn vị. d. Thực hiện nghiêm chế độ nộp lưu hồ sơ theo đúng quy định tại Quyết định số 959/QĐ-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2007 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh. Thực hiện tốt chế độ báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ theo quy định.