Quy định lưu trữ số tài liệu

THÔNG TƯ Quy định lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân --- Bộ trưởng Bộ Công an ban hành Thông tư quy định lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Thông tư này quy định về lưu trữ số tài liệu, xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. 2. Thông tư này áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số để quản lý, khai thác, sử dụng trên thiết bị điện tử. Các thông tin chuyển đổi sẽ được tổ chức lưu trữ thành dạng thức byte và bit. Số hóa tài liệu không làm thay đổi thông tin hay dữ liệu, mà chỉ chuyển đổi hình thức thể hiện lưu trữ từ dạng vật lý, thủ công sang dạng kỹ thuật số. 2. Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến là hoạt động lưu giữ tài liệu hình thành phổ biến dưới định dạng kỹ thuật số nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ. 3. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình chỉ đạo, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ Công an, Công an các đơn vị, địa phương và các bộ ngành có liên quan. 4. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử thành hồ sơ điện tử. 5. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an là tập hợp dữ liệu của tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an, được sắp xếp, quản lý, tổ chức để truy cập, chia sẻ, khai thác và cập nhật thông qua phần mềm ứng dụng. 6. Nghiệp vụ lưu trữ số là việc số hóa, thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu, hủy tài liệu. 7. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống phần mềm của Kho Lưu trữ số được thiết lập nhằm thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở tài liệu lưu trữ.