Hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính

THÔNG TƯ Hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện cụ thể việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (sau đây được hiểu là chứng từ khấu trừ) như sau: PHẦN A - NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng và điều kiện áp dụng Tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế: - Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật; - Đã đăng ký thuế và có mã số thuế; - Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ; - Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên; Điều 2. Mẫu chứng từ khấu trừ tự in - Nội dung chứng từ khấu trừ phải có đủ các chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ chuẩn đính kèm Thông tư này. - Chứng từ khấu trừ phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hành. (Ví dụ: AB/2010/T, trong đó AB là ký hiệu; 2010 là năm phát hành chứng từ; T là chứng từ tự in). - Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong 01 ký hiệu. - Mỗi số chứng từ khấu trừ gồm 02 liên: Liên 1: Lưu tại tổ chức trả thu nhập. Liên 2: Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế. - Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ. Trường hợp tổ chức trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ in song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau. PHẦN B - NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ PHÁT HÀNH, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ TỰ IN TRÊN MÁY TÍNH Điều 3. Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in 1. Thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in. a) Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho Cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức trả thu nhập đóng trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau: - Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này). - Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này. - Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập; - Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính. b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.