Quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải

THÔNG TƯ Quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải như sau: Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Thông tư này quy định cụ thể về nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải (sau đây gọi là Lưu trữ Bộ), công tác thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu và phục vụ khai thác, thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Bộ và Lưu trữ lịch sử, quy trình tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Giao thông vận tải. Điều 2. Đối tượng áp dụng Thông tư này được áp dụng đối với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ (các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ), các Tổng cục, Cục, Viện, Ban Quản lý dự án, Ban chỉ đạo Phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn, các đơn vị trực thuộc và các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 3. Hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ 1. "Hồ sơ công việc" là tập hợp có hệ thống các tài liệu, công văn, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc. 2. "Hồ sơ lưu trữ" là tập hợp có hệ thống các tài liệu, công văn, giấy tờ có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh quốc phòng hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc đã được xử lý và giải quyết xong. Điều 4. Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, phim điện ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Chương II CÔNG TÁC THU THẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ Điều 5. Nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Bộ Nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Bộ bao gồm: 1. Tài liệu Văn phòng Bộ: a) Tài liệu của Bộ trưởng và các Thứ trưởng; b) Tài liệu của Lãnh đạo Văn phòng Bộ; c) Tài liệu về các cuộc họp, hội nghị của Lãnh đạo Bộ; d) Hồ sơ hội nghị hàng năm của ngành Giao thông vận tải gồm: Thông báo triệu tập hội nghị, Văn bản tổ chức hội nghị, Kế hoạch tổ chức hội nghị, Lời khai mạc, Báo cáo chính tại hội nghị, các báo cáo tham luận, Bài phát biểu của Lãnh đạo cấp trên (nếu có), Nghị quyết hội nghị, Biên bản hội nghị, Thông báo kết quả hội nghị, tài liệu ảnh, ghi âm hoặc ghi hình về hội nghị (nếu có);