V/v Ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC Bãi bỏ các Điều 23, 24, 27, 29 Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 08/7/2014 của UBND tỉnh về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Trì QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC. (Ban hành kèm theo Quyết định số: 30/2017/QĐ-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc). Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Văn bản này quy định việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Điều 2. Đối tượng áp dụng Quy định này được áp dụng đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và lực lượng vũ trang (sau đây gọi là các cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh. Điều 3. Nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ 1. Lập hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao, hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ của cơ quan lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. 2. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc, phải bảo đảm giá trị pháp lý và đảm bảo đủ, đúng về thể thức. Việc đưa văn bản vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sự hình thành hồ sơ trong thực tế giải quyết công việc, hạn chế các văn bản, giấy tờ không giá trị hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm; góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt, lâu dài và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.