Về gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử thành phố Hải Phòng

QUYẾT ĐỊNH Về gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử thành phố Hải Phòng ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quyết định này quy định cách thức, quy trình và trách nhiệm trong việc gửi, nhận, lưu trữ, quản lý, khai thác, sử dụng các loại văn bản được gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử thành phố (gọi tắt là văn bản điện tử) trong các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, các đơn vị sự nghiệp của thành phố trên cơ sở có xác nhận chứng thư số. 2. Các loại văn bản hành chính thuộc danh mục bí mật nhà nước, văn bản đóng dấu mật, văn bản nội dung có tính chất mật, đơn thư khiếu nại, tố cáo hoặc các văn bản không được phát hành qua mạng máy tính không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này. Điều 2. Tần suất sử dụng hộp thư điện tử công vụ 1. Các cơ quan, đơn vị phân công cán bộ, công chức truy cập vào hộp thư điện tử công vụ ít nhất 04 lần mỗi ngày vào thời điểm đầu giờ, giữa giờ trong buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc để nhận văn bản điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố gửi đến. 2. Trường hợp khẩn, hỏa tốc, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố gửi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử kết hợp với tin nhắn tới các số điện thoại di động được các đơn vị đăng ký. Điều 3. Cách thức truyền văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử Các văn bản của các đơn vị thực hiện gửi, nhận phải được quét, lưu dưới dạng tệp tin PDF và ký số trước khi chuyển; phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ (thuộc hệ thống thư điện tử thành phố) của cơ quan để gửi, nhận văn bản. Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử 1. Văn bản điện tử được gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử phải đảm bảo tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu. Văn bản điện tử đã được ký số khi phát hành có giá trị pháp lý, được tiếp nhận và xử lý như văn bản giấy; cơ quan phát hành không cần gửi bản in. 2. Chữ ký số sử dụng trong Hệ thống thư điện tử do cơ quan chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Nhà nước cung cấp.