Về việc tăng cường chỉ đạo và củng cố công tác văn thư, lưu trữ

CHỈ THỊ Về việc tăng cường chỉ đạo và củng cố công tác văn thư, lưu trữ Thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành, các huyện và thành phố Huế có tiến bộ, cơ sở vật chất được trang bị tốt hơn, công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ được quan tâm, đặc biệt là công tác lưu trữ đã thu thập và bảo quản tốt nhiều tài liệu, hiện vật có giá trị, góp phần đáng kể cho việc nghiên cứu, chỉ đạo điều hành các mặt kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh. Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ chưa được tổ chức thống nhất theo quy định chung của Nhà nước, tình trạng hồ sơ tài liệu còn phân tán, tích đống, chưa được sắp xếp vẫn còn xảy ra khá phổ biến tại các cơ quan, đơn vị. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa có phòng, kho lưu trữ, cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Việc quản lý văn bản tại bộ phận văn thư chưa chặt chẽ, văn bản còn thất lạc; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn. Thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Nghị định 110/2004/NĐ- CP, 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, UBND tỉnh yêu cầu: 1. Thủ trưởng các Sở, ban ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế: - Cần nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm chỉ đạo tốt công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình, xây dựng qui chế và nội qui công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và địa bàn quản lý. - Chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ phận văn thư của đơn vị mình, kiểm tra chặt chẽ công tác phát hành văn bản của đơn vị, không phát hành những văn bản sai thể thức, thẩm quyền. Đối với các đơn vị đã được cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ công việc và nối mạng diện rộng (WAN) của tỉnh thì phải chuyển văn bản trên mạng theo quy định tại Chỉ thị số 32/2006/CT-UBND ngày 14/8/2006 của UBND tỉnh về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước. - Tổ chức quán triệt cho công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị có nhận thức đầy đủ đúng đắn về trách nhiệm giữ gìn bảo quản, lập hồ sơ (nguyên tắc, công việc) và thực hiện các chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng qui định của Nhà nước.