Về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

CHỈ THỊ Về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Ngày 24 tháng 9 năm 2010, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; tại Điểm d, Mục 1 của Chỉ thị đã yêu cầu Thủ trưởng các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc các Tổng công ty, Công ty trực thuộc và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện "… đến hết quý I năm 2011 các cơ quan, đơn vị giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý trong kho lưu trữ của các đơn vị; thực hiện việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản tốt hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị đúng theo quy định". Tuy nhiên, qua sơ kết 2 năm thực hiện Chỉ thị, tình trạng lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc. Đặc biệt, hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý khối lượng còn rất lớn, chưa được đầu tư kinh phí và triển khai thực hiện tại nhiều cơ quan, tổ chức. Để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng chưa được chỉnh lý trong kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố; thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật có liên quan; đưa công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, công tác chỉnh lý tài liệu trở thành nề nếp trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và trở thành trách nhiệm hàng ngày của từng cán bộ, công chức, viên chức; Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tập trung thực hiện ngay một số công việc sau đây: 1. Thủ trưởng các sở - ngành, đơn vị sự nghiệp, Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc các Tổng công ty, Giám đốc Công ty TNHH Một thành viên trực thuộc và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện: a) Tiến hành việc rà soát, thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ của cơ quan, tổ chức; xây dựng kế hoạch, bố trí nhân lực và kinh phí của đơn vị để thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh số hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng chưa chỉnh lý từ năm 1975 đến nay và đưa vào lưu trữ, bảo quản đúng theo quy định của nhà nước. Đối với khối hồ sơ, tài liệu trước ngày 30 tháng 4 năm 1975, các cơ quan, tổ chức phải tiến hành rà soát, thống kê và lập kế hoạch chỉnh lý báo cáo về Ủy ban nhân dân thành phố để được bố trí kinh phí chỉnh lý; b) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ và các văn bản có liên quan cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức để nâng cao nhận thức và thực hiện tốt công tác lưu trữ.