Về việc chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Nhà nước

CHỈ THỊ Của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai về việc chấn chỉnh công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Nhà nước Thực hiện Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia và Nghị định 142/CP của Chính phủ trong những năm qua các cấp, các ngành đã khắc phục khó khăn, giữ gìn, bảo quản được công văn tài liệu của cơ quan đơn vị. Tuy nhiên, trong công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan đơn vị mới chỉ ở mức độ hình thành hệ thống sổ sách quản lý công văn đi đến và giữ lưu công văn tài liệu của cơ quan. Việc thu thập công văn, sưu tầm, sắp xếp công văn tài liệu có hệ thống khoa học để bảo quản và tra cứu theo quy định của Chính phủ chưa làm được. Sở dĩ có những hạn chế đó là do những nguyên nhân: Các cấp, các ngành, đoàn thể chưa quán triệt và nhận thức đầy đủ về mục đích, yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức. Đặc biệt là việc bố trí sắp xếp cán bộ làm công tác này. Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước thường biến động, không ổn định và phần lớn chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan còn thiếu, không đồng bộ. Công văn tài liệu trong các cơ quan phân tán tản mạn không có sự quản lý tập trung về kho để bảo quản. Việc soạn thảo, thẩm định, ban hành, quản lý và sử dụng công văn tài liệu không theo đứng quy định của Chính phủ. Đặc biệt là việc quản lý, ban hành các công văn tài liệu mang ký hiệu mật còn thiếu chặt chẽ. Hệ thống sổ sách theo dõi quản lý công văn tài liệu không đúng quy định, không đồng bộ và không có sự thống nhất chung. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan đon vị có lúc có nơi còn lỏng lẻo. Trước những tình hình đó đòi hỏi phải có những biện pháp hữu hiệu, khắc phục những tồn tại đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp, đúng quy định của pháp luật. Để làm được việc đó, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị: 1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của các cấp, các ngành về công tác văn thư lưu trữ. Tạo sự ổn định và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn đối với đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ, làm tiền đề cho việc tiến hành tin học hóa công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước.