Về việc tiếp tục tăng cường công tác văn thư lưu trữ

Ngày 04 tháng 8 năm 1999, Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre đã ban hành chỉ thị số 15/CT-UB về việc tăng cường công tác Lưu trữ; công văn số 49/CV-VP-UB ngày 10/3/2000 về việc ghi ký hiệu văn bản quản lý hành chính nhà nước; công văn số 193/CV-VP-UB ngày 06/8/2001 về việc nhắc thực hiện trình bày thể thức văn bản quản lý Nhà nước và quy trình gửi công văn đến. Qua thời gian thực hiện Chỉ thị của UBND tỉnh và công văn của VP HĐND và UBND tỉnh, công tác văn thư lưu trữ của tỉnh bước đầu có những chuyển biến tích cực. Lãnh đạo các cơ quan có nhận thức đúng vị trí, vai trò, công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước. Có những cơ quan đã chủ động đề xuất việc chỉnh lý tài liệu tích đống, chuẩn bị cho việc nộp lưu vào kho lưu trữ của tỉnh. Song cũng còn không ít đơn vị chưa quan tâm thực hiện đúng qui định về công tác văn thư - lưu trữ như: trình bày thể thức văn bản, văn bản gửi vượt cấp, gởi trực tiếp cho cán bộ nghiên cứu hoặc Thường trực UBND tỉnh, không qua bộ phận Văn thư của Văn phòng HĐND&UBND tỉnh; chưa bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, tài liệu lưu trữ còn bảo quản phân tán, còn trong tình trạng tích đống chưa được chỉnh lý; cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chưa được đào tạo qua trường lớp hoặc kiêm nhiệm quá nhiều việc, chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng việc báo cáo thống kê định kỳ hằng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ v.v… Ngày 15 tháng 4 năm 2001, Chủ tịch nước ký lệnh công bố Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia đã được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2001. So với các văn bản qui phạm pháp luật trước đây về công tác Văn thư Lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia có những qui định mới về công tác Lưu trữ. Để việc thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia thống nhất từ Trung ương đến địa phương và sớm khắc phục tồn tại nêu trên, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ của tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre chỉ thị các Ngành, các cấp trong tỉnh cần khẩn trương thực hiện các công việc như sau: 1/Đối với công tác Văn thư: - Thủ trưởng các Sở, Ngành, đoàn thể tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị, Giám đốc các doanh nghiệp Nhà nước chịu trách nhiệm chỉ đạo Bộ phận văn thư của đơn vị mình kiểm tra chặt chẽ công tác ban hành văn bản theo hướng dẫn tại công văn của Văn phòng Chính phủ số 900/VPCP-HC ngày 14/3/1998 về việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý hành chính Nhà nước và Công văn số 1145/VPCP-HC của Văn phòng Chính phủ ngày 01/4/1998 về việc mẫu trình bày văn bản quản lý Nhà nước. - Văn phòng HĐND và UBND tỉnh từ chối tiếp nhận những văn bản sai thể thức, do các Sở, Ngành, đoàn thể, UBND các huyện, thị gởi trình UBND tỉnh phê duyệt hoặc tham mưu soạn thảo văn bản cho UBND tỉnh ký và ban hành; hoàn trả lại những văn bản gửi vượt cấp, văn bản xin phê duyệt nhưng chỉ gởi 01 bản, văn bản không thuộc thẩm quyền giải quyết.